Vejledning til regnskab

Kravene til regnskab varierer alt efter, hvor stor en bevilling du har modtaget fra Bikubenfonden. Her en oversigt. Alle bevillinger indberettes til SKAT
Toggle text

Bevillinger på op til 100.000 kr.

Har du modtaget en bevilling på op til 100.000 kr., skal du erklære, at bevillingen er anvendt i overensstemmelse med ansøgningen og eventuelle krav i bevillingsbrevet. Skabelon til erklæring er fremsendt med det tilsagnsbrev, du har modtaget.

Når du afgiver erklæringen, står du inde for, at bevillingen er anvendt til det formål, som den er bevilliget til, og at eventuelle betingelser for anvendelse af bevillingen er opfyldt. Betingelserne fremgår af bevillingsbrevet.

Bikubenfondens revision kan udtage en andel af de bevillinger, der er givet til stikprøve og bede om et regnskab. Hvis din bevilling bliver udtaget til stikprøve, får du besked om dette inden for det regnskabsår, hvor vi har modtaget din erklæring. Vi vejleder dig i, hvordan sådan et regnskab skal se ud, hvis det bliver relevant.

Vi skal ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med regnskabet. Vi kan dog bede om dokumentation for projektets økonomi i fem år fra udgangen af det år, hvor projektet er afsluttet. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale, dvs. bilag og kvitteringer i den periode.

Bevillinger mellem 100.000 kr. og 300.000 kr.

Har du modtaget en bevilling på mellem 100.000 og 300.000 kr., skal du aflægge regnskab over for Bikubenfonden. Regnskabet skal omfatte hele det bevillingsudløsende projekt eller hele den bevillingsudløsende aktivitet og skal specificeres som anført i bevillingsbrevet.

Regnskabet skal være gennemgået og underskrevet med dato af en regnskabskyndig person samt godkendt og underskrevet med dato af den ansvarlige leder af projektet, foreningen eller institutionen.

Regnskabet skal indeholde følgende:

  • Indtægter og udgifter
  • Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
  • Regnskabsposter skal som minimum være sammenlignelige med ansøgningens budgetposter
  • Indtægter- og tilskud opstilles efter kategorier (fx entreindtægter, driftstilskud, projekttilskud)
  • To underskrifter med dato: en fra den ansvarlige leder af projektet, foreningen eller institutionen, der har modtaget bevillingen og en fra den regnskabskyndige.

Du finder en vejledning, som du skal give til regnskabskyndig sammen med regnskabet i forbindelse med gennemgangen af regnskabet her

Bevillinger på mere end 300.000 kr. og op til 1 mio. kr.

Har du modtaget en bevilling på mere end 300.000 kr. og op til 1 mio. kr., skal dit regnskab enten være gennemgået og underskrevet af en regnskabskyndig person eller være revideret af en statsautoriseret eller registreret revisor eller af et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner. Endelig skal regnskabet være godkendt af den ansvarlige leder af projektet.

Er bevillingen flere-årig ønsker Bikubenfonden desuden bevillingsmodtagerens (organisationen, virksomhedens, foreningens, etc.) årsregnskab og beretning fremsendt hvert år i indsats-/projektperioden. Årsregnskab og beretning fremsendes som digital kopi.

Regnskabet skal indeholde følgende:

  • Indtægter og udgifter
  • Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
  • Regnskabsposter skal være sammenlignelige med ansøgningens budgetposter
  • Indtægter- og tilskud opstilles efter kategorier (fx entreindtægter, driftstilskud, projekttilskud)
  • To underskrifter med dato: en fra den ansvarlige leder af indsatsen, foreningen eller institutionen der har modtaget bevillingen og en fra den regnskabskyndige.

Du finder en vejledning, som du skal give til regnskabskyndig sammen med regnskabet i forbindelse med gennemgangen af regnskabet her.

For bevillinger på over 1 mio. kr.

For bevillinger på mere end 1 mio. kr., skal du afrapportere med et regnskab samt en beretning ved afslutning af indsatsen. Regnskabet skal være revideret af en statsautoriseret revisor, en registreret revisor eller et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.  

Regnskabet skal indeholde følgende:

  • Indtægter og udgifter
  • Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
  • Regnskabsposter skal være sammenlignelige med ansøgningens budgetposter
  • Indtægter- og tilskud skal opstilles efter kategorier (fx entreindtægter, driftstilskud, projekttilskud)
  • To underskrifter med dato: en fra den ansvarlige leder af indsatsen, foreningen eller institutionen, der har modtaget bevillingen og en revisor. Dvs. en statsautoriseret revisor, en registreret revisor eller et revisororgan, der udfører revision for kommuner eller regioner.

Sammen med regnskabet skal du indsende en beretning om, hvordan midlerne er brugt. I beretningen skal du redegøre for følgende:

  • Hvordan indsatsen er udført i overensstemmelse med det formål bevillingen er bevilget til
  • Afrapportering af eventuelle særlige mål, der er opsat i bevillingsbrevet
  • Afvigelser fra senest godkendte budget

Sammen med regnskabet skal du indsende virksomhedens, institutionens eller foreningens seneste årsregnskab.

Er bevillingen flere-årig ønsker vi desuden din organisations, virksomheds eller forenings årsregnskab og beretning fremsendt hvert år i indsatsperioden. Du skal sende årsregnskab og beretning som digital kopi.

Det skal du være opmærksom på

To karakteristika bør være opfyldt for, at en person kan udfylde rollen som regnskabskyndig: Vedkommende skal være uafhængig og have kompetence
Toggle text

Begrebet regnskabskyndig anvendes som alternativ til revisor. Det er for at give mulighed for at kontrol af regnskaber for bevilling på under 1 mio.kr. kan ske af en ikke-faguddannet revisor. Det kan nemlig betyde besparelse af tid og penge. Det er bevillingsmodtagerens ansvar, at den valgte regnskabskyndige opfylder kravene om uafhængighed og kompetence.

Hvad vil det sige, at en regnskabskyndig er uafhængighed?

Den regnskabskyndige kan ikke være den samme, som underskriver regnskabet eller løser opgaver, som er en del af indsatsen – herunder bogføringsopgaven. Hensigten med en uafhængig regnskabskyndig er, at det er ”andre øjne”, der gennemgår indsatsen og at den pågældende med sin underskrift giver en øget sikkerhed for, at der ikke foreligger væsentlige mangler, fejl eller misbrug.

Hvad vil det sige, at en regnskabskyndig har kompetence?

Den regnskabskyndige skal have en faglig kompetence til at gennemgå regnskabet i overensstemmelse med god revisionsskik. Det betyder, at den regnskabskyndige i et passende omfang skal efterprøve, om:

  • Regnskabet er rigtigt, dvs. uden væsentlige fejl og mangler
  • Bevillingsbetingelserne i bevillingsbrevet er opfyldte
  • Bevillingen er anvendt efter formålet
  • Bevillingsmodtager har ”taget skyldige økonomiske hensyn” dvs. ageret økonomisk fornuftigt
  • De oplysninger, I som bevillingsmodtager har meddelt Bikubenfonden om opfyldelsen af indsatsens eller aktivitetens formål og mål, er dokumenterede
Ofte stillede spørgsmål

Hvem sender jeg regnskabet til?

Det fremgår af det tilsagnsbrev, du har modtaget.

Hvordan ved jeg, at I har modtaget regnskabet?

Når du har indsendt regnskabet, vil du modtage en kvittering for indsendelsen på den mailadresse, du har oplyst. Vi vil efterfølgende gennemgå det indsendte, og du vil høre fra os senest otte uger efter indsendelsen.

Skal jeg gemme kvitteringer og bilag?

Ja, du skal gemme bilag, kvitteringer mv. Vi vil ikke have dem sammen med regnskabet, men vi kan bede om dokumentation for indsatsens økonomi i fem år fra udgangen af det år, hvor indsatsen er afsluttet. Du skal derfor gemme regnskabsmateriale i den periode.