Persondatapolitik

Når du opretter en profil og sender en ansøgning om støtte fra Bikubenfonden, sender du samtidig en række personoplysninger til os. Vi er dataansvarlige for de oplysninger, vi modtager.
Toggle text

Sådan behandler vi dine oplysninger

Som ansøger giver du et frivilligt og oplyst samtykke til, at vi må behandle de personoplysninger, du sender til os. Du giver også samtykke til, at vi kan kontakte dig, hvis vi mangler information til at kunne færdigbehandle din ansøgning eller i forbindelse med svar på din ansøgning.

Din ansøgning og de personoplysninger, som du vælger at oplyse os om, vil blive gennemset af vores ansatte og bestyrelse og for ansøgninger til Academic Guest House af vores selection committee.

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger med forskellige formål.

Er du ansøger, anvender vi dine oplysninger til:

  • at registrere din ansøgning i vores administrationssystem
  • at vurdere, om ansøgningen opfylder betingelserne for at modtage den ansøgte bevilling eller legat
  • budget og regnskab

Er du bevillingsmodtager, anvender vi dine oplysninger til:

  • offentliggørelse og omtale af den indsats, du har fået bevilliget midler til
  • udbetaling af bevilling eller legat i henhold til tilsagnsbrev

Vi sørger selvfølgelig for, at dine personlige oplysninger til enhver tid bliver behandlet fortroligt og på sikre servere i hele denne proces.

Vi behandler personoplysningerne internt og overdrager i den forbindelse ikke oplysningerne til tredjeparter uden at indhente dit samtykke til videregivelse.

* Senest opdateret 30. november 2020

Personoplysninger og behandlingsgrundlag
Toggle text

De personoplysninger, du oplyser til os eller vi indsamler hos tredjemand, herunder offentlige myndigheder som fx SKAT, behandler vi på følgende måde:

Almindelige personoplysninger *

  • Vi anvender dine personoplysninger efter dit samtykke til at vurdere, om din ansøgning opfylder betingelserne for at modtage den ansøgte bevilling eller legat jf. databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2. Læs mere her
  • Har du fået tildelt en bevilling, vil Bikubenfonden behandle og evt. også offentliggøre dit navn i forbindelse omtale af din indsats, som vi offentliggør på vores hjemmeside. Dette gælder ikke dit personnummer, adresse, mail og telefonnummer.
  • Hvis du modtager bevillingen eller legatet, du har ansøgt, opbevarer vi dine oplysninger minimum indtil indsatsen eller opholdet afsluttes, samt i op til fem år plus løbende regnskabsår efter, medmindre den til enhver tid gældende lovgivning foreskriver andet.
  • Modtager du ikke en bevilling, opbevarer vi dine personoplysninger i maksimalt to år fra den dag, du sender din ansøgning. Beder du os om at slette oplysningerne inden da, gør vi selvfølgelig det.
  • Vi behandler personoplysningerne for at overholde retlige forpligtelser, som Bikubenfonden er underlagt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra c. Det kan fx være en indberetning til SKAT. Læs mere her

* Almindelige personoplysninger dækker over:

  • Stamoplysninger som navn, adresse, e-mail og telefonnummer.
  • Beskrivelse af den indsats, du ansøger om, budget for indsatsen, bankoplysninger og stillingsbetegnelse.
  • Alle personoplysninger, der oplyses i en ansøgning, vil blive behandlet i samme omfang.

Hvis du ønsker, at Bikubenfonden skal behandle og vurdere din ansøgning, er det obligatorisk, at du afgiver dit samtykke til, at vi må opbevare dine almindelige personoplysninger til behandling af din ansøgning. Vi kan ikke behandle din ansøgning, hvis du ikke giver dit samtykke.

Følsomme personoplysninger **

Vi har ikke brug for dit CPR-nummer eller andre følsomme oplysninger om dig for at kunne behandle din ansøgning. Det gælder fx oplysninger om din oprindelse eller dit helbred, som ikke har direkte betydning for din ansøgning eller dit ophold i Academic Guest House. Vi vil derfor bede dig om ikke at sende sådanne oplysninger til os, når du sender din ansøgning. Det betyder blandt andet, at hvis du sender karakterudskrifter, eksamensbeviser, økonomiske oplysninger eller lignende dokumenter til os, skal du huske at slette dit CPR-nummer fra dokumenterne ved fx at strege det over, så vi ikke kan læse det.

  • Medsendes der følsomme oplysninger i din ansøgning, vil vi slette disse umiddelbart efter, vi modtager din ansøgning.
  • Vi behandler personoplysningerne fra din ansøgning eller krav til udbetaling af bevilling på baggrund af det samtykke, du har givet, da du sendte din ansøgning, jf. forordningens art. 9, stk. 2, litra. a. Læs mere her

** Følsomme personoplysninger dækker over:

  • Oplysninger om civilstatus, seksuel orientering, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med henblik på entydig identifikation, helbredsmæssige forhold og billeder/portrætfoto.
Ofte stillede spørgsmål

Hvem har adgang til mine personoplysninger?

Dine oplysninger kan deles, herunder videregives og overlades blandt Bikubenfondens medarbejdere. Herudover kan vi videregive og/eller overdrage dine personoplysninger til offentlige myndigheder som fx SKAT, pensionsselskaber, pengeinstitutter, forsikringsselskaber, revisorer samt andre samarbejdspartnere, som kræver hvidvaskningsdokumentation. Vi kan desuden dele dine oplysninger med eksterne faglige rådgivere samt fagpersoner og lignende til vurdering af din ansøgning og indsats.

Vi behandler personoplysningerne internt og overdrager i den forbindelse ikke oplysningerne til tredjeparter, udover de ovenfor nævnte, uden forudgående at indhente dit samtykke til videregivelsen.

Hvem er jeres databehandlere?

De oplysninger, du sender til os i forbindelse med en ansøgning, opbevares fortroligt og sikkert. Vi anvender udelukkende databehandlere, som er beliggende inden for EU (Den Europæiske Union) og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (”EØS”), som tilbyder den samme sikkerhed, som vi gør i EU.

Hvordan opbevarer I mine personoplysninger?

Når du har givet os dit samtykke, vil vi behandle dine personoplysninger under hele ansøgningsforløbet, som typisk vil strække sig over nogle måneder. Vi gør opmærksom på, at du til enhver tid kan trække dit samtykke tilbage.

Vi gemmer og opbevarer din ansøgning samt profiloplysninger – og dermed også dine personoplysninger – i vores system, også selvom du ikke modtager det ansøgte legat eller bevilling.

Vi vil som udgangspunkt opbevare dine personoplysninger i max to år, fra du sender ansøgningen, medmindre du specifikt beder os om at slette oplysningerne inden.

Hvis du modtager bevillingen eller legatet, du har ansøgt, opbevarer vi dine oplysninger, minimum indtil indsatsen eller opholdet afsluttes, samt i op til fem år plus løbende regnskabsår efter, medmindre den til enhver tid gældende lovgivning foreskriver andet.

Når vi giver en bevilling, kan vi offentliggøre og omtale indsatsen på vores hjemmeside og sociale medier. I den forbindelse kan der indgå almindelige personoplysninger såsom navn og stillingsbetegnelse, foruden beløb på bevillingen og øvrig beskrivelse af projektet. Formålet med opbevaringen og offentliggørelsen er dels at omtale, hvad vi i fonden støtter jf. vores forpligtelser ift. transparens, og dels omtale af din indsats, jf. forordningens art. 6, stk. 2, litra. f. og art. 6, stk. 1, litra. b. Læs mere her

Hvad er mine rettigheder?

Iflg. databeskyttelsesforordningens artikel 15-18 og 20-21 har du rettigheder i forhold til, hvordan vi behandler personoplysninger om dig. Du har ret til:

  • at få indsigt i dine oplysninger
  • berigtigelse af dine oplysninger
  • at få slettet oplysninger om dig
  • indsigelse mod behandling af dine personoplysninger
  • at modtage dine personoplysninger (dataportabilitet)

Du kan kontakte regnskabschef Julie Fredskov Pedersen her vedrørende ændringer til dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at få dem slettet. Her kan du også få oplyst, hvilke oplysninger vi konkret har registreret om dig.

Kan jeg ombestemme mig?

Du har til enhver tid ret til at få indsigt i de personoplysninger om dig, som vi behandler hos os. Du kan også bede om berigtigelser eller blokering af oplysninger, som ikke er rigtige. Hvis du gerne vil have indsigt, bede om berigtigelse eller blokering, skal du kontakte regnskabschef Julie Fredskov Pedersen her

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage og få slettet dine oplysninger, før der er gået to år. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, skal du være opmærksom på, at vi vil slette din profil fra vores systemer, og at du ikke længere kan deltage i ansøgningsprocessen, da vores behandling af ansøgningen kræver dit samtykke. Hvis du vil trække dit samtykke tilbage, kan du kontakte regnskabschef Julie Fredskov Pedersen her

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger, da du ved indsendelse af din ansøgning gav samtykke til dette. Trækker du dit samtykke tilbage, har det først virkning fra dette tidspunkt.

Kan jeg klage?

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte regnskabschef Julie Fredskov Pedersen her

Opdatering af persondatapolitikken
Toggle text

Vi følger de gældende retningslinjer for databeskyttelse, så der kan være behov for, at vi opdaterer vores persondatapolitik.

Har du spørgsmål til ovenstående, eller vil du gøre brug af dine rettigheder, er du meget velkommen til at kontakte os.

Du kan også kontakte Datatilsynet, som du kan finde her:

Borgergade 28

1300 København K

Tlf.: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk