Whistleblowerpolitik for Bikubenfonden koncernen

1. Formål med whistleblowerordningen

Bikubenfonden ønsker en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og indberette mistanke om uregelmæssigheder eller ulovligheder.

Medarbejdere, ledelse, bestyrelse, kunder, bevillingsmodtagere og samarbejdspartnere i Bikubenfonden koncernen er dermed indbefattet af whistleblowerordningen.

Ansatte i en koncern vil ofte være de første til at opdage uregelmæssigheder eller svigagtig adfærd. Det viser sig dog tit, at de fleste er tilbageholdende med at gå videre med deres mistanke. I erkendelse heraf, har Bikubenfonden valgt at oprette en whistleblowerordning, hvor alle medarbejdere og andre med tilknytningsforhold til Bikubenfonden koncernen kan indberette overtrædelser eller undladelser i forhold til lovgivning samt andre alvorlige og følsomme forhold.

Whistleblowerordningen har til formål at øge Bikubenfonden koncernens ansattes og øvrige interessenters mulighed for

• at ytre sig om ulovlige eller kritisable forhold
• at beskytte de personer, der indberetter oplysninger til whistleblowerordningen
• at opdage fejl og forsømmelser

Whistleblowerordningen er et supplement til den direkte og daglige kommunikation hos Bikubenfonden koncernen om fejl og utilfredsstillende forhold mv. Problemer bør således i første omgang søges løst ved henvendelse til f.eks. den ansattes nærmeste leder, tillidsrepræsentant eller direkte til ledelsen.

2. Omfang af whistleblowerordningen

Bikubenfonden koncernens whistleblowerordning giver medarbejdere og øvrige interessenter mulighed for at foretage anonyme indberetninger, hvis der er en begrundet mistanke om alvorlige og kritisable forhold eller ulovligheder, som kan påføre straf, økonomisk tab eller alvorlig skade på Bikubenfonden koncernens omdømme.

3. Indberetning via whistleblowerportalen

Alle Bikubenfonden koncernens interessenter kan henvende sig anonymt eller med angivelse af identitet og kontaktinformation. Både nuværende og tidligere medarbejdere samt tidligere interessenter kan foretage en indberetning.

4. indhold i indberetningen

Der må alene ske indberetning om personer med tilknytning til Bikubenfonden koncernen.

Indberetningen kan vedrøre følgende kategorier:

• Medarbejdere i Bikubenfonden koncernen, dvs. hvor der er etableret et ansættelsesforhold mellem Bikubenfonden koncernen som arbejdsgiver og medarbejderen som lønmodtager. Det er irrelevant, hvilken ansættelsesform lønmodtageren har (fastansat, deltidsansat, timelønnet, midlertidigt ansat, vikar)
• Bestyrelsesmedlemmer
• Samarbejdspartnere og leverandører
• Grundlæggende systemfejl, som ikke kan henføres til en bestemt eller bestemte personer.

5. Forhold der kan indberettes om via whistleblowerportalen

Indberetningen skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser, forseelser eller andre alvorlige forhold eller mistanke herom. Der kan alene ske indberetning om:

• Alvorlige og/eller strafbare forhold som fx tyveri, underslæb, bedrageri, svig, bestikkelse, korruption, regnskabssvindel/-manipulation, uretmæssig brug af aktiver, misbrug af økonomiske midler mv.
• Alvorlige forhold vedrørende diskrimination, vold, overfald og chikane
• Grov overtrædelse af interne retningslinjer (ved grov overtrædelse forstås systematisk, gentagen og væsentlig overtrædelse af interne retningslinjer og/eller interne procedurer.

• Overtrædelser af EU-retten. Fx tilsidesættelse af EU-rettens regler om offentligt udbud, finansielle tjenesteydelser, hvidvask og/eller reglerne om databeskyttelse.

Der forudsættes viden om eller en begrundet mistanke om, at der er begået sådanne forhold.

Henvendelser, der har relation til ansættelsesforholdet, fx fravær, samarbejdsvanskeligheder, rygning, alkohol, påklædning, lønforhold mv., samt forhold, der ikke er alvorlige, skal ikke indberettes via whistleblowerportalen, men håndteres via eksempelvis nærmeste leder, personaleafdeling, tillidsrepræsentant mv.

I forhold til beboeres indberetning vil oplysninger om almindelige adfærdsproblematikker – eksempelvis mangelfulde håndtering af affald eller tilsidesættelse af kollegiets almene adfærdsregler omkring brug af vaskerum, brug af cykelparkering eller omkring støj og larm – ikke kunne indberettes under whistleblowerordningen. 

Hvis du er beboer, gælder særlige krav i forhold til indberetninger.

Alle kategorier af indberettere, som ikke specifikt er listet i whistleblowerloven som omfattet af adgangen til at indberette via en lovpligtig whistleblowerordning (det gælder eksempelvis beboere i ejendomsforeninger mv.), kan alene foretage indberetninger, som kan behandles efter de almindelige databeskyttelsesregler. Det betyder, at [virksomheden/organisationen] som udgangspunktet ikke kan behandle indberetninger, der omfatter oplysninger om følsomme forhold om andre end indberetteren selv, herunder oplysninger om seksuelle krænkelser, hvor den krænkede er en anden end indberetteren selv, og hvor den krænkede angives på en identificerbar måde. Beboere må dog som regel gerne foretage indberetninger om, at en (eventuelt navngiven) person har udøvet krænkende/chikanerende adfærd overfor en anden, når blot personen, der er blevet krænket, ikke angives ved navn.

Indberetninger med følsomme oplysninger om andre kan dog undtagelsesvist behandles, hvis Bikubenfonden koncernen konkret vurderer det nødvendigt med henblik på, at man kan overholde arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, at man kan fastlægge, forsvare eller forfølge et retskrav, eller at man kan forfølge væsentlige samfundsmæssige interesser, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6 og artikel 9. Bikubenfonden koncernen vil derfor foretage en grundig vurdering af sådanne indberetninger, herunder en grundig vurdering af, om oplysningerne – i lyset af den konkrete indberetnings karakter – alligevel kan behandles efter de almindelige databeskyttelsesregler.

I det omfang det er muligt, skal indberetningen dokumenteres gennem vedhæftning af relevante dokumenter i digital form.

6. Indberetningsprocedure

Indberetninger kan alene foretages elektronisk ved udfyldelse og fremsendelse af et online spørgeskema. Der kan ikke indberettes på anden vis, da en indberetning typisk indeholder fortrolige oplysninger, som ikke må sendes over det åbne internet uden kryptering. Der kan indberettes på dansk og engelsk.

7. Fortrolighed og anonymitet

Alle oplysninger behandles fortroligt og med diskretion.

Hvis en indberetning ønskes indgivet anonymt, er det afgørende, at der ikke oplyses kontaktinformationer (navn, e-mailadresse, telefonnummer mv.), og at indberetteren er opmærksom på at fjerne metadata fra filer ved vedhæftning af dokumentation – dvs. navne, som ikke skal oplyses – samt at indberetteren ikke oplyser informationer, der kan føres direkte tilbage til vedkommende.

Skulle en undersøgelse blive underlagt en ekstern instans, fx politiet, kan Bikubenfonden koncernen blive tvunget til at oplyse indberetterens identitet, såfremt Bikubenfonden koncernen er bekendt med denne.

Hvis oplysninger indberettes fra et netværk tilhørende Bikubenfonden koncernen eller et andet overvåget netværk, kan der være risiko for, at besøg på whistleblowerportalen logges internt som et led i den almindelige logning af brugeraktiviteter. Denne risiko kan undgås ved at indtaste selve web-adressen i en browser på en privat eller offentlig computer, der ikke er tilknyttet et overvåget netværk.

Whistleblowerportalen er designet til at fjerne eller begrænse lagringen af information ved besøg og brug af portalen. Whistleblowerportalen understøtter brug af en TOR-browser (https://www.torproject.org/download/), som kan benyttes til at besøge whistleblowerportalen og sikre anonymiteten i højst mulige omfang.

8. Behandling af indberetninger

BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab er antaget af Bikubenfonden koncernen som databehandler. BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab leverer og administrerer den tekniske løsning af whistleblowerportalen. 

De indsendte indberetninger via whistleblowerportalen tilgås af få betroede medarbejdere hos BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab, som modtager og registrerer indberetningerne og videresender dem til ledelsen i Bikubenfonden koncernen. Hvis indberetningen vedrører ledelsen i Bikubenfonden koncernen, videresendes indberetningen til Bikubenfondens bestyrelsesformand, eller Enkotecs bestyrelsesformand, hvis indberetningen vedrører Enkotecs ledelse.

Der foretages en indledende gennemgang af indberetningen for at vurdere, om denne falder inden for whistleblowerordningens rammer, om der er behov for en egentlig sagsbehandling af forholdet, eller om indberetningen kan henlægges som åbenbart grundløs (hvis indberetningen fx omhandler forhold eller er indberettet af en person, der ikke er omfattet af whistleblowerordningen).

Hvis der er grundlag for en realitetsbehandling af indberetningen, igangsættes en nærmere undersøgelse af forholdet. Efter behov indhentes bistand til behandlingen fx fra juridiske eller andre eksterne rådgivere.

9. Behandling af personoplysninger

Behandling af personoplysninger, der er afgivet, herunder indsamling, opbevaring og eventuelt videregivelse, er underlagt gældende databeskyttelsesretlige regler.

Behandlingen af oplysningerne er omfattet af Bikubenfonden koncernens legitime og saglige interesse i at behandle personoplysninger, der er indgivet i indberetningen – og behandlingen anses for at overstige den registreredes interesse. Behandlingen foretages således på baggrund af interesseafvejningsreglen i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

10. Behandling af indberettede sager

Det er muligt at indberette anonymt og samtidig følge med i sagen via en 16-cifret nøglekode, som vises efter indsendelsen af indberetningen via whistleblowerportalen.

Det er muligt efterfølgende at kommunikere anonymt med BDO Statsautoriseret revisionsaktieselskab ved brug af den 16-cifrede nøglekode. Kommunikationskanalen anvendes til at kvittere for modtagelsen af indberetningen, og den giver mulighed for at stille eventuelt supplerende spørgsmål til indberetteren uden at kende vedkommendes identitet. Dette kan være en måde at sikre, at indberetningen oplyses tilstrækkeligt til, at den kan behandles.

Kommunikationskanalen vil ligeledes blive benyttet til at kommunikere en eventuel konklusion på sagen til indberetteren i tilfælde af, at vedkommende er anonym. I de tilfælde, hvor indberetteren er anonym, gælder følgende tidsfrister i whistleblowerportalen:

• Forinden syv dage kvitteres der for modtagelsen af indberetningen.
• Sagsbehandlingen sker hurtigst muligt, og det tilstræbes, at sagsbehandlingen ikke overstiger tre måneder.
• En konklusion på sagen kommunikeres til indberetteren via den anonyme kommunikationskanal.
• Som udgangspunkt slettes alle sager fra whistleblowerportalen inden for 90 dage efter indberetningstidspunktet, medmindre fristen forlænges manuelt af modtageren.
• Indberetteren har adgang til sagen via whistleblowerportalen og den 16-cifrede nøglekode, indtil sagen slettes heri. Indberetteren har dog maksimalt adgang til sagen i et år fra indberetningstidspunktet.

11. Den person de indberettede oplysninger omhandler

Medmindre særlige væsentlige og berettigede efterforskningsmæssige hensyn gør sig gældende, får den person, de indberettede oplysninger omhandler, besked om sagens behandling, når indberetningen er modtaget og en undersøgelse er iværksat. 

12. Rettigheder

Indberetninger, der er indgivet i god tro, får ikke ugunstige konsekvenser for indberetteren.

Indberetninger, der er indgivet i ond tro eller indgivet for at chikanere eller skade den person, de indberettede oplysninger omhandler, kan få konsekvenser for indberetteren (eksempelvis føre til politianmeldelse eller få ansættelsesretlige konsekvenser).

Personer, der indgiver oplysninger til whistleblowerordningen, vil som udgangspunkt blive orienteret om sagens behandling og eventuelt resultat.

13. Sletning af data

Falder indberetningen ikke inden for whistleblowerordningens rammer, eller er indberetningen grundløs, slettes personoplysningerne straks.

Personoplysninger slettes endvidere, når de ikke længere er nødvendige at opbevare, herunder når undersøgelserne er afsluttet.

Indberetninger slettes som udgangspunkt efter 90 dage i whistleblowerportalen, medmindre fristen manuelt forlænges af modtageren.

De almindelige sletteregler gælder i øvrigt. Hvis der på baggrund af de indsamlede oplysninger gennemføres en disciplinær sanktion over for en ansat, eller der i øvrigt foreligger grunde til, at det er sagligt og nødvendigt forsat at opbevare oplysninger om en ansat, vil oplysningerne blive opbevaret i den pågældendes HR-journaler.