Vejledning til regnskab

Størrelsen på bevillingen afgør, hvilke informationer, du skal have med i regnskabet. Find størrelsen på din bevilling og læs mere.  

Du skal derudover være opmærksom på, at der kan være specifikke betingelser i dit bevillingsbrev eller andre øvrige aftaler, som du skal tage højde for.

Generelt vedrørende økonomisk hensyn
Du skal have fokus på at købe materialer, varer, ydelser mv. til en rimelig pris. Ved større indkøb anbefaler vi, at du indhenter flere tilbud eller afsøger markedet på anden måde. Hvis der opstår tvivl ved indkøb eller om prisen er rimelig, anbefaler vi at drøfte det med os. Vi kan hjælpe med at se på projektets økonomiske hensyn og kan i den forbindelse bede om dokumentation på enkeltdispositioner og projektet som helhed.

Særligt for kommuner
Hvis du er en kommune, skal du huske at indregne fondsmoms i jeres budget.

Særligt om projektkontrol
Vi kan under særlige omstændigheder efterspørge et projektregnskab eller revision af projektregnskaber samt delperioderegnskaber, uanset hvor stor din bevilling er. Bliver det aktuelt, kontakter vi dig direkte.

Bevillinger på op til 200.000 kr.
Du skal ikke sende regnskab til os, men i stedet en erklæring. Skabelonen finder du her.

Med erklæringen står du inde for, at bevillingen er anvendt til det formål og efter de rette betingelser. 

Vi kan i en evaluering udtage din bevilling til en stikprøve og bede om et regnskab i det regnskabsår, hvor vi har modtaget din erklæring. Hvis din bevilling bliver udtaget, vejleder vi dig i, hvordan regnskabet kan se ud.

Vi skal ikke have bilag, kvitteringer mv. sammen med dit eventuelle regnskab. Vi kan dog bede om dokumentation for projektets økonomi i fem år fra udgangen af det år, hvor projektet er afsluttet. Du skal derfor gemme bilag og kvitteringer i den periode.

Bevillinger mellem 200.000 og 1.000.000 kr.
Du skal sende dit regnskab til os sammen med en erklæring. Dit regnskab skal omfatte hele den bevillingsudløsende indsats og være gennemgået og underskrevet med dato af den ansvarlige leder af projektet. Send gerne regnskabet til os, når dit projekt er afsluttet. Regnskabet skal være hos os senest et halvt år efter afslutningen af dit næstkommende årsregnskab.

Regnskabet skal som minimum indeholde følgende:

• Indtægter og udgifter
• Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
• Regnskabsposter skal være sammenlignelige med det budget, du har lagt 
• Indtægter- og tilskud opstilles efter kategorier (fx entreindtægter, driftstilskud, projekttilskud)

Vi har lavet en skabelon til regnskaber her, som du er velkommen til at bruge her.

Du skal udover regnskabet indsende en erklæring til os. Med erklæringen står du inde for, at bevillingen er anvendt til det formål og efter de rette betingelser. Find skabelon til erklæringen her.

Bevillinger over 1.000.000 kr.
Du skal sende regnskab og en beretning, når indsatsen er afsluttet. 

Strækker din indsats over flere år, ønsker vi en årlig opfølgning på bevillingen samt en skriftlig redegørelse om udviklingen af projektet som helhed. Hvis der er regnskabsmæssige afvigelser, så send det meget gerne til os. Hvis bevillingen fra os indgår i et projekt med flere bidragsydere, og det derved ikke er muligt at udskille elementerne på de enkelte bevillinger, anmoder vi om en budgetopfølgning og regnskabet for det givne år for hele projektet (drøft gerne forhold med jeres kontakt hos os). 

Send gerne regnskabet til os snarest muligt – og senest et halvt år efter afslutningen af dit regnskabsår.

Ved afslutningen af projektet skal du udarbejde et afsluttende projektregnskab, som skal være revideret af en godkendt revisor eller et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner. Revisors erklæring skal omfatte en konklusion på, hvorvidt bevillingen er gået til rette modtager samt anvendt til rette formål. Revisionen skal kun omfatte regnskabet og ikke eventuelle supplerende beretninger mv.

Regnskabet skal indeholde følgende:

• Indtægter og udgifter
• Sammentællinger af både indtægter og udgifter og et samlet resultat
• Regnskabsposter skal være sammenlignelige med budgettet
• Indtægter- og tilskud skal opstilles efter kategorier (fx entreindtægter, driftstilskud, projekttilskud)
• To underskrifter med dato: én fra den ansvarlige leder af indsatsen, der har modtaget bevillingen og én fra revisor. 

Vi har lavet en skabelon til regnskaber her, som du er velkommen til at bruge.

Sammen med regnskabet skal du indsende en beretning om, hvordan midlerne er brugt. I beretningen skal du redegøre for:

• Hvordan indsatsen er udført i overensstemmelse med formålet for bevillingen
• Afrapportering af eventuelle særlige mål, der er opsat i bevillingsbrevet
• Afvigelser fra senest godkendte budget

Find vejledning til den godkendte revisor eller et revisionsorgan, der udfører revision for kommuner eller regioner her.