Når du indsender materialer, giver du et frivilligt og oplyst samtykke til, at vi må behandle de personoplysninger, du sender til os. Du giver også samtykke til, at vi kan kontakte dig, hvis vi mangler information til at kunne færdigbehandle din sag eller i forbindelse med svar på dit oplæg.

De personoplysninger, du vælger at oplyse os om, vil blive læst af vores ansatte og bestyrelse. Ansøgninger til Academic Guest House bliver læst af vores selection committee.

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger med forskellige formål.

Kontakter du os omkring et samarbejde, anvender vi dine oplysninger til:

• at registrere dit oplæg i vores administrationssystem
• at vurdere, om oplægget opfylder betingelserne for at modtage en bevilling
• budget og regnskab

Er du bevillingsmodtager, anvender vi dine oplysninger til:

• offentliggørelse og omtale af samarbejdet om den indsats, du har fået bevilliget midler til
• udbetaling af bevilling 

Vi sørger selvfølgelig for, at dine personlige oplysninger til enhver tid bliver behandlet fortroligt og på sikre servere i hele denne proces.

Vi behandler personoplysningerne internt og overdrager i den forbindelse ikke oplysningerne til tredjeparter uden at indhente dit samtykke til at de gives videre.

Vi behandler både de personoplysninger, vi får fra dig, og dem vi får fra tredjemand såsom offentlige myndigheder som fx SKAT. Oplysningerne behandles på følgende måde:

Almindelige personoplysninger*

• Efter dit samtykke anvender vi dine personoplysninger til at vurdere, om din ansøgning opfylder betingelserne for at modtage den ansøgte bevilling jf. databeskyttelsesforordningen art. 9, stk. 2. Læs mere her.
   
• Vi offentliggør alle sager på hjemmesiden. Som minimum i overblikket over bevillinger. Dette gælder ikke dit personnummer, adresse, mail og telefonnummer. Arbejder vi med en større offentliggørelse, vil det være i dialog med dig.
   
• Hvis du modtager den bevilling, du har ansøgt, opbevarer vi dine oplysninger minimum ind til indsatsen eller opholdet afsluttes. Vi opbevarer oplysningerne i op til fem år plus løbende regnskabsår efter, medmindre den til enhver tid gældende lovgivning foreskriver andet.
   
• Har du indsendt et oplæg, men modtager ikke en bevilling, opbevarer vi dine personoplysninger i maksimalt to år fra den dag, du sender dit oplæg. Beder du os om at slette oplysningerne inden da, gør vi selvfølgelig det.
   
• Vi behandler personoplysningerne for at overholde de retlige forpligtelser, som vi er underlagt, jf. forordningens art. 6, stk. 1, litra c. Det kan fx være en indberetning til SKAT. Læs mere her

* Almindelige personoplysninger dækker over:

• Stamoplysninger som navn, adresse, e-mail og telefonnummer.
   
• Beskrivelse af den indsats, du ønsker en donation til eller et samarbejde om, budget for indsatsen, bankoplysninger og stillingsbetegnelse.
   
• Alle de personoplysninger, du oplyser, vil blive behandlet.

Hvis du ønsker, at vi skal behandle og vurdere din sag, er det obligatorisk, at du afgiver dit samtykke til, at vi må opbevare dine almindelige personoplysninger. Vi kan ikke behandle din sag, hvis du ikke giver dit samtykke.

Følsomme personoplysninger **

Vi har ikke brug for dit CPR-nummer eller andre følsomme oplysninger om dig for at kunne behandle din sag. Det gælder fx oplysninger om din oprindelse eller dit helbred, som ikke har direkte betydning for din sag eller dit ophold i Academic Guest House. Vi vil derfor bede dig om ikke at sende sådanne oplysninger til os. Det betyder blandt andet, at hvis du sender karakterudskrifter, eksamensbeviser, økonomiske oplysninger eller lignende dokumenter til os, skal du huske at slette dit CPR-nummer fra dokumenterne ved fx at strege det over, så vi ikke kan læse det.

• Medsender du følsomme oplysninger, vil vi slette disse umiddelbart efter, vi modtager dem.
   
• Vi behandler personoplysningerne på baggrund af det samtykke, du har givet, da du sendte din ansøgning, jf. forordningens art. 9, stk. 2, litra. a. Læs mere her

** Følsomme personoplysninger dækker over:

• Oplysninger om civilstatus, seksuel orientering, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold, genetiske data, biometriske data med henblik på entydig identifikation, helbredsmæssige forhold og billeder/portrætfoto.